PROCESOS DE APROVISIONAMIENTO

La función de aprovisionamiento consiste en comprar los materiales necesarios para la actividad de la empresa (producción y/o venta) y almacenarlos mientras se inicia cada proceso de producción o comercialización.

OBJETIVO DEL PROCESO DE APROVISONAMIENTO

El objetivo global de la función de aprovisionamiento es suministrar al departamento de producción los materiales necesarios (materias primas, recambios, envases...) para la fabricación y al departamento de ventas los productos que ha de comercializar, además de organizar las diferentes existencias que se generan en este proceso. Habitualmente se encarga de este proceso el departamento de compras o de aprovisionamiento.

FUNCIÓN DEL PROCESO DE APROVISIONAMIENTO 

La función de aprovisionamiento se compone de tres aspectos fundamentales: compras, almacenamiento y gestión de inventarios.

• En primer lugar, el encargado de realizar las compras de productos que necesita el departamento de producción o el departamento comercial (dependiendo de si la empresa es productora o es comercial) ha de tener en cuenta: el precio, la calidad, el plazo de entrega, las condiciones de pago, servicio posventa, etc. Esto implica hacer una óptima selección de los proveedores para rentabilizar al máximo estas variables, que determinan la realización de las compras.

• En segundo lugar, la función de aprovisionamiento implica disponer de almacenes para guardar los productos comprados hasta que el departamento de producción los necesite. Una vez que se ha fabricado el producto, éste también se ha de almacenar mientras el departamento comercial no lo venda a sus clientes. Para todo esto se necesita un espacio físico donde ordenar y guardar convenientemente los productos comprados o fabricados, es decir, un sistema organizativo para clasificar y gestionar las existencias almacenadas.

• Y en tercer lugar, es necesario desarrollar un sistema de gestión de inventarios, que tiene como objetivo determinar la cantidad de existencias que se han de mantener y el ritmo de pedidos para cubrir las necesidades de la empresa para la producción y la comercialización.

Por todo ello, la función de aprovisionamiento supone un período de tiempo, ya que hay un conjunto de actividades que tienen un orden cronológico. Así pues, podemos considerar el ciclo de aprovisionamiento como el periodo que existe entre la realización de la compra y el momento en que son entregados los productos vendidos a los clientes.

ESTRATEGIAS DE APROVISIONAMIENTO. NEGOCIACIÓN CON PROVEEDORES

Si una empresa realiza buenas compras, es decir, encuentra a un proveedor que le suministre materias primas a bajo coste y de calidad además de cumplir los plazos de entrega pactados, supondrá unas ventas mejores para la empresa y eso se verá reflejado en la rentabilidad de ésta. Por tanto, una de las estrategias a seguir en el aprovisionamiento es la capacidad de negociación con los proveedores.

La selección de los proveedores se convierte en uno de los puntos clave para el porvenir exitoso de una organización. Negociar con estos, para poder lograr unos precios mejores, las condiciones de pago, etc… es considerado un aval para mejorar la rentabilidad de la empresa.

Pero antes de negociar con un proveedor, se necesita conocer una serie de aspectos a tener para que ésta sea eficaz.

La información es fundamental. Antes de comenzar la negociación con los proveedores hay que tener información de todos los posibles proveedores que pueden suministrar cierta materia prima. La variedad de género que pueden ofrecer, sus precios, los servicios extras que dan a sus clientes, etc.

Organizar y estructurar bien la negociación. No es suficiente con obtener información de los distintos proveedores, sino que también es necesario que se sepa los objetivos que tiene la empresa, hasta dónde se está dispuesto a negociar y hasta dónde se puede comprometer la empresa con el proveedor.

Generar información también para el proveedor. Un negocio es cosa de dos, así pues, el otro también necesita saber si la empresa es rentable y va a poder asumir los pagos de los pedidos que realice para así poder ofrecerle ciertas exclusividades o no. Por lo tanto, dar a conocer la empresa al proveedor también se considera un aspecto clave en la negociación.

No precipitarse en la decisión. No apresurarse es importante, ya que hay veces que por las exigencias de la gerencia se pueden tomar decisiones precipitadas que lleven a errores mayores. Estudiar bien las condiciones de compra, y analizar todos los pros y los contras de la negociación es primordial.

 

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Juan Carlos Santos Cougil. (viernes, 11 de noviembre de 2011). El proceso de Aprovisionamiento. Recuperado de http://eldiariodeunlogistico.blogspot.com/2011/11/el-proceso-de-aprovisionamiento.html  el día 24/08/2018.

Retos en Supply Chain. (28 junio, 2016). Generar una ventaja competitiva a través de estrategias de aprovisionamiento. Recuperado de https://retos-operaciones-logistica.eae.es/generar-una-ventaja-competitiva-a-traves-de-estrategias-de-aprovisionamiento/ el dia 24/08/2018.